分かりやすい議事録の取り方とは？効率的な作成ポイントを詳しく解説

会議後に議事録を見返しても内容が分かりにくい、記録が曖昧で次の行動に移せないといった悩みを抱える方は多いのではないでしょうか。分かりやすい議事録を作成するためには、会議前の準備、会議中の記録方法、会議後の整理といった各段階でのポイントを押さえることが重要です。本記事では、誰でも実践できる議事録作成のコツやテンプレートを紹介し、効率的に分かりやすい議事録を作成する方法を解説します。

議事録の重要性と作成する目的を理解し、会議の成果を最大化する

議事録は、会議での話し合いや決定事項を記録し、関係者全員が情報を共有するための重要なツールです。主な目的は以下の通りです。

• 決定事項の共有
  会議で決まった内容を明確にし、関係者全員が共通の認識を持つことができます。
• 行動計画の明確化
  次に何をすべきか、誰が担当するのかを明確にし、行動に移しやすくなります。
• 責任の所在の明確化
  誰がどのような発言をしたのかを記録することで、責任の所在を明確にできます。
• 情報の蓄積
  過去の会議内容を振り返る際の参考資料として活用できます。

これらの目的を達成するためには、分かりやすく整理された議事録の作成が不可欠です。

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効果的な議事録作成のための基本構成と記載すべき項目を把握する

分かりやすい議事録を作成するためには、以下の基本構成を押さえておくことが重要です。

項目	内容
会議名	会議の名称を明記します。
日時	会議が行われた日時を記載します。
場所	会議の開催場所を記載します。
出席者	会議に参加したメンバーの名前を記載します。
議題	会議で話し合われたテーマやトピックを明確に記載します。
議論内容	各議題に対する議論の要点や発言内容を整理して記載します。
決定事項	会議で決定された内容を具体的に記載します。
次回のアクション	次に取るべき行動や担当者、期限などを明確に記載します。

この構成を基に議事録を作成することで、情報の抜け漏れを防ぎ、関係者全員が内容を把握しやすくなります。

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会議前の準備が議事録の質を左右する

議事録の質を高めるためには、会議前の準備が重要です。以下のポイントを押さえておきましょう。

• 会議の目的と議題の確認
  会議の目的や議題を事前に把握し、どのような内容が話し合われるのかを予測しておきます。
• テンプレートの準備
  基本構成に沿ったテンプレートを用意しておくことで、会議中の記録がスムーズになります。
• 過去の議事録の確認
  前回の会議内容や決定事項を確認し、今回の会議での進捗や課題を把握しておきます。

これらの準備を行うことで、会議中の記録が効率的になり、議事録の質も向上します。

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会議中の記録方法

会議中は、以下のポイントを意識して記録を行いましょう。

• 発言者の明確化
  誰がどのような発言をしたのかを明確に記録します。
• 要点の把握
  すべての発言を記録するのではなく、重要なポイントや決定事項を中心に記録します。
• リアルタイムでの整理
  会議中に記録した内容を、その場で簡潔に整理しておくことで、後の作業が楽になります。
• 録音の活用
  必要に応じて会議を録音し、後で内容を確認できるようにしておきます。

これらの方法を取り入れることで、効率的に正確な議事録を作成することができます。

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会議後の整理と共有

会議後は、以下の手順で議事録を整理し、関係者に共有しましょう。

1. 内容の整理
   会議中に記録した内容を基に、議事録を整理します。要点を明確にし、読みやすい文章にまとめます。
2. フォーマットの統一
   テンプレートに沿って記載し、フォーマットを統一することで、読み手が内容を把握しやすくなります。
3. 迅速な共有
   会議後できるだけ早く関係者に議事録を共有します。共有方法は、メールや社内共有ツールなどを活用しましょう。
4. フィードバックの受け取り
   共有後、関係者からのフィードバックを受け取り、必要に応じて修正を行います。

このように、会議後の迅速な対応が、議事録の活用度を高め、業務の効率化につながります。

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まとめ

分かりやすい議事録を作成するためには、会議前の準備、会議中の記録方法、会議後の整理と共有といった各段階でのポイントを押さえることが重要です。基本構成に沿ったテンプレートの活用や、要点を明確にした記録方法を取り入れることで、誰でも効率的に質の高い議事録を作成することができます。これにより、会議の成果を最大化し、業務の効率化を図ることができるでしょう。