デジタル化が進む中で、「会社にFAXは本当に必要なのか？」という疑問を持つ人が増えています。メールやチャットツールの普及により、紙を使った通信手段は時代遅れとされがちですが、業界や用途によってはFAXが今も重宝されているのも事実です。この記事では、FAXの現在の役割や導入のメリット、活用の工夫についてわかりやすく解説します。
FAXは今でも使われている？利用状況と業界事情を整理しよう
FAXは一見、時代遅れのように見えますが、今でも多くの企業や団体で現役の通信手段として使われています。
| 業界・用途 | 利用理由 |
|---|---|
| 医療機関 | 患者情報や処方箋のやり取りにFAXが使われることが多い。機密性と即時性を重視 |
| 建設・不動産業 | 図面や契約書など、紙ベースでのやり取りが根強く残っている |
| 官公庁・地方自治体 | 書面による記録保存を前提とした業務が多く、FAXが依然として必要とされている |
| 小売・卸売業 | 発注書・請求書のやり取りにおいてFAXが定着している業者も多い |
デジタル環境が整っていない相手との取引がある場合には、FAXの存在が今でも業務を支えるツールとなっています。
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FAXのメリットとは？現代でも活用され続ける理由を解説
FAXは一見アナログに見える一方で、特定の業務においては他の手段にはない利便性を持っています。
| メリット | 解説 |
|---|---|
| 手書きで即送信できる | PC操作に不慣れな人でも、手書きで書いた内容をそのまま送信可能 |
| 通信トラブルに強い | メールのように迷惑メールに振り分けられることがなく、確実に届きやすい |
| 紙での記録保存が前提 | 原本保管が必要な業務では、FAXを使うことで記録管理がしやすい |
| セキュリティ面での安心感 | 閉じた回線を使うため、メールよりも情報漏えいリスクが低いとされるケースもある |
| IT環境に依存しない | 相手先がメール環境を持っていなくてもやり取りできる点が強み |
FAXを利用することで、特に年齢層の高い担当者とのやり取りや、急ぎの対応が必要な場面での即応性が高まります。
現代のFAXは進化している？インターネットFAXの利便性に注目
従来の紙と電話回線を使ったFAXから、最近では「インターネットFAX」という新しい形が注目されています。
| 項目 | インターネットFAXの特徴 |
|---|---|
| ペーパーレス | 送受信内容をデジタルで管理できるため、紙を使わずに運用可能 |
| PC・スマホで操作可能 | オフィスにいなくても、メール感覚でFAXの送受信ができる |
| 通信コストの削減 | 専用回線が不要で、月額料金が割安なサービスが多い |
| 受信の利便性 | FAXをPDFとして受け取り、そのまま保存・転送が可能 |
| セキュリティ強化も対応可 | 認証機能や暗号化に対応したサービスも増えている |
これにより、紙の管理にかかる手間を省きつつ、FAXの便利さだけを残すことができます。
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まとめ
FAXは確かにアナログなツールですが、「すべてがデジタルに置き換えられる」とは限らない業務もまだ多くあります。特に相手がFAXに依存している場合、こちらもFAX環境を持つことがビジネスの円滑化につながります。現代では、従来のFAXに加えてインターネットFAXなどの選択肢も増えており、業務に応じた使い分けが可能です。自社の業務や取引先の状況を踏まえて、FAXの役割を見直してみましょう。
