ビジネスメールの返信で「承知しました」だけだと不親切？正しい返信方法は？

ビジネスメールで「承知しました」というフレーズを返信でよく使う方も多いのではないでしょうか。短く簡潔な表現ですが、この一言だけでは場合によっては「不親切」や「冷たい印象」を与えることもあります。本記事では、「承知しました」だけでは不十分とされる理由や、相手に好印象を与える正しい返信方法について詳しく解説します。メールでのコミュニケーションを改善し、ビジネスシーンでの信頼を高めましょう。

「承知しました」だけでは不親切？その理由とは

ビジネスメールにおいて「承知しました」とだけ返信するのは、以下のような理由から相手に不親切な印象を与える場合があります。

1. 意図や行動が伝わらない

「承知しました」だけでは、相手に具体的な行動や次のステップが見えず、不安を与える可能性があります。

例

NG例 「承知しました。」
→どのように対応するのかが不明で、相手が不安を感じる。

改善例

「ご指示の件、承知しました。明日中に資料を作成し、送付いたします。」
→自分が具体的に何をするのかを明示する。

2. 感謝や配慮が欠けている印象を与える

「承知しました」は簡潔なため、感謝や配慮の気持ちが伝わりにくく、冷たい印象を与えることがあります。

例

NG例 「承知しました。」
→相手の依頼や連絡に対する感謝が感じられない。

改善例

「ご連絡ありがとうございます。内容を承知しました。ご対応に感謝申し上げます。」
→感謝の言葉を加えることで、丁寧な印象を与える。

3. 相手に「その後の対応」を確認させてしまう

「承知しました」だけでは、受け取った側が「次に何をするのか」を確認する手間が発生します。

例

NG例 「承知しました。」
→相手が「本当に対応してくれるのか」と確認する必要がある。

改善例

「内容を承知しました。〇〇の対応を進め、完了次第ご連絡いたします。」
→次の行動を伝えることで相手の負担を軽減。

正しい返信方法とは？状況別の例文を紹介

「承知しました」にプラスアルファの表現を加えることで、より丁寧で親切な返信を作成できます。以下、状況別の具体例を紹介します。

1. 指示を受けた場合

指示を受けた際には、具体的な行動や対応期限を記載すると、相手に安心感を与えます。

例文

「ご指示の件、承知しました。本日中に対応を完了し、結果をご報告いたします。」
「内容を確認しました。〇月〇日までに必要な資料を準備いたします。」

2. 質問に回答をもらった場合

相手が回答をくれた場合は、感謝の意を示すとともに、次の行動について言及するのがポイントです。

例文

「ご回答いただきありがとうございます。内容を承知しました。早速、対応に取り掛かります。」
「迅速なご返信をありがとうございます。ご指示に従い、〇〇を進めます。」

3. 確認や依頼を受けた場合

依頼や確認事項について返信する際は、受け取った内容を要約することで相手の確認の手間を省けます。

例文

「ご依頼の件、承知しました。〇〇の資料をご用意し、〇月〇日までに提出いたします。」
「ご確認いただきありがとうございます。内容を確認し、問題ないことを承知しました。」

「承知しました」をより丁寧にする言い回し

「承知しました」に代わる表現を使うことで、より丁寧な印象を与えることができます。

表現	使い方の例
かしこまりました	「かしこまりました。ご指示に従い、対応を進めます。」
承りました	「ご連絡内容を承りました。本件について、早急に対応いたします。」
了解いたしました	「了解いたしました。詳細については、改めてご報告させていただきます。」
内容を確認しました	「内容を確認しました。次のステップに進めさせていただきます。」