業務の属人化を解消する方法とは？課題の確認と対策を解説

業務の属人化とは、特定の個人に業務が依存し、その人しか対応できない状態を指します。この状況が続くと、業務の停滞や品質低下など、組織全体にさまざまなリスクをもたらします。本記事では、業務の属人化が生じる原因と、その解消方法について解説します。

業務の属人化とは

業務の属人化とは、特定の社員だけが業務のやり方を理解しており、他の人が同じ業務を遂行できない状態を指します。このような状況では、担当者が不在になった場合に業務が滞るリスクが高まります。

業務の属人化が発生する主な原因には、以下のようなものがあります。

原因	具体的な内容
業務が複雑で専門性が高い	特定の担当者しか対応できず、他の社員が習得しにくい
情報共有の不足	業務手順が文書化されておらず、担当者のみが把握している
業務の引き継ぎが不十分	退職・異動時に適切な引き継ぎが行われない
教育・研修の不足	他の社員が業務を学ぶ機会が少なく、知識が拡散しない

業務手順を文書化し、誰でも同じ手順で業務を進められるようにします。特に、複雑な業務はフローチャートやチェックリストを活用することで、理解しやすくなります。

社内の情報共有ツールや定期的なミーティングを活用し、業務知識をチーム全体で共有します。

業務の流れを統一し、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できるようにします。

業務を複数の社員で分担し、担当者が固定されないようにすることで、属人化を防ぎます。

方法	効果
担当者のローテーション	さまざまな社員が業務に関与し、特定の人に依存しない仕組みを作る
チームでの業務遂行	一つの業務を複数人で担当し、知識を共有する
OJT（On-the-Job Training）	実務を通じて他の社員にも業務を経験させる

企業Aでは、属人化の解消を目的に以下の施策を導入しました。

結果として、特定の社員に業務が偏ることが減り、業務の効率が向上しました。

企業Bでは、特定の社員に業務が集中するのを防ぐため、定期的なジョブローテーションを導入しました。

この結果、業務の属人化が解消され、チーム全体の業務理解が深まりました。

業務の属人化は、企業の成長を妨げる大きな課題ですが、適切な対策を講じることで解消することが可能です。

これらの取り組みを継続的に実施し、業務の属人化を防ぐことで、企業全体の生産性向上とリスク低減につなげることができます。業務の可視化と共有を意識し、組織全体で安定した業務遂行を目指しましょう。