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連絡や報告を忘れたときのお詫びメールの書き方とは?

お役立ち情報
監修者
竹村 直浩
竹村 直浩

<経営管理のプロ・数多の組織経営>
会計事務所経験からキャリアをスタート。
約30年間にわたりデータベースマーケティング、起業のみらずBPO業務および新規事業の立案に従事。
現在は、自らが代表を務める会社の経営の傍ら、経営管理および新規事業立案等の業務委託を請け負う

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ビジネスの場面では、連絡や報告をうっかり忘れてしまうことがあります。そのまま放置すると、信頼関係の悪化につながる可能性があるため、迅速かつ誠実にお詫びのメールを送ることが大切です。本記事では、適切なお詫びメールの書き方とポイントを解説します。

お詫びメールの基本構成

お詫びメールは、以下の構成で書くのが一般的です。

構成内容
件名「【お詫び】〇〇のご連絡が遅れました」「ご報告漏れのお詫び」など、簡潔に記載する
宛名相手の名前や会社名を正式な形で記載する
冒頭の謝罪「このたびは〇〇のご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません」など、すぐにお詫びを述べる
状況の説明なぜ連絡や報告が遅れたのか、簡潔に理由を説明する
今後の対応再発防止策や今後の対応を伝える
結びの謝罪「ご迷惑をおかけし、改めてお詫び申し上げます」と再度謝罪する

お詫びメールの例文

1. 連絡が遅れた場合のお詫び

件名 ご連絡の遅延についてのお詫び

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

このたびは、〇〇の件につきまして、ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございませんでした。
本来、〇月〇日までにご連絡すべきところを、私の確認不足により対応が遅れてしまいました。

今後はこのようなことがないよう、報告フローを見直し、早めの対応を徹底いたします。
ご迷惑をおかけしましたことを、改めてお詫び申し上げます。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
△△ △△


2. 報告漏れがあった場合のお詫び

件名 ご報告が遅れましたことへのお詫び

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

このたびは、〇〇に関するご報告が遅れましたこと、心よりお詫び申し上げます。
本来、〇〇日までにご報告すべきところを、私の不注意により失念しておりました。

今後は、社内での確認体制を強化し、同様のミスを防ぐよう努めてまいります。
ご迷惑をおかけしましたことを、改めてお詫び申し上げます。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
△△ △△


お詫びメールを書く際のポイント

お詫びメールを作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

ポイント内容
すぐに謝罪するメールの冒頭で「申し訳ございません」と述べ、謝罪の意を示す
言い訳をしすぎない長々と理由を説明せず、簡潔に伝える
今後の対応を明確にする再発防止策や改善策を伝え、誠意を見せる
迅速に送る遅れたことを認識したら、すぐにお詫びメールを送る

まとめ

連絡や報告を忘れた際は、迅速に誠実な謝罪メールを送ることが重要です。適切な言葉遣いと構成を意識し、今後の対応策を明示することで、信頼関係の維持につながります。万が一ミスをしてしまった場合でも、誠意を持って対応することで、相手との関係を良好に保つことができるでしょう。