企業が効率的かつ公平に業務を進めるためには、「誰が何をするのか」を明確にすることが欠かせません。そこで重要になるのが「職務分掌（しょくむぶんしょう）」です。業務分掌と混同されがちですが、両者には明確な違いがあります。本記事では、職務分掌の基本的な意味、業務分掌との違い、導入するメリット、実務への活用方法を詳しく解説します。
職務分掌とは？
定義と役割
職務分掌とは、企業内の各部門や担当者に対して、それぞれの職務や責任範囲を明確に定める制度です。組織の透明性を高めるとともに、責任の所在を明確にする目的があります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 意味 | 組織内の職務を役割ごとに区分し、責任と権限を明示すること |
| 主な対象 | 部署、職位、担当者など |
| 効果 | 業務の効率化、ミスの防止、責任の明確化 |
職務分掌と業務分掌の違い
| 項目 | 職務分掌 | 業務分掌 |
|---|---|---|
| 対象 | 部署や担当者単位 | 業務の内容や流れ |
| 内容 | 誰が「何を」するのかを明示 | 業務を「どのように」分けて進めるかを示す |
| 目的 | 責任と権限の明確化 | 作業の分散と効率化 |
職務分掌が「人にフォーカス」するのに対して、業務分掌は「作業の流れ」に着目する点が大きな違いです。
職務分掌のメリット
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 責任の明確化 | 誰が何に責任を持つかが明示され、トラブル時の対応がスムーズに |
| 業務の効率化 | 無駄な業務の重複や手戻りを防ぎ、生産性を向上 |
| ガバナンス強化 | 職務と権限を明確にすることで、不正やミスの防止につながる |
| 教育と評価の基準になる | 職務内容が明確なため、社員教育や人事評価が行いやすい |
職務分掌の具体的な例
| 部門 | 職務内容の例 |
|---|---|
| 営業部 | 顧客対応、新規開拓、契約管理など |
| 経理部 | 請求書の発行、入出金管理、会計処理など |
| 人事部 | 採用活動、人事評価、勤怠管理など |
職務分掌表を活用すれば、各担当者が何を担っているかが一目で分かり、業務の属人化も防止できます。
職務分掌を導入するポイント
| ポイント | 解説 |
|---|---|
| 1. 現状の業務を棚卸しする | 誰が何をしているのかを正確に把握する |
| 2. 業務フローと照合する | 業務分掌と照らし合わせて最適化を図る |
| 3. ドキュメント化する | 分掌内容を明文化し、全社で共有できる体制を整える |
| 4. 定期的に見直す | 組織変更や業務拡大に応じてアップデートすることが重要 |
職務分掌が適切に機能しない場合のリスク
| リスク | 内容 |
|---|---|
| 責任の所在が不明確になる | トラブルやクレーム対応が遅れる原因に |
| 業務の属人化 | 特定の人しかできない業務が増え、退職時に混乱が起きやすい |
| 不正の温床になる | ダブルチェック体制が整っていない場合、ミスや不正が見逃される可能性 |
こうしたリスクを回避するためにも、職務分掌の適切な設計と運用が求められます。
まとめ
職務分掌は、組織内の業務と責任を明確にし、効率的かつ公正な運営を支える重要な制度です。業務分掌との違いを理解し、自社に適した分掌体制を整えることで、トラブルの防止や組織力の強化にもつながります。組織の成長や変化に応じて、職務分掌の内容を定期的に見直し、より良い働き方を実現しましょう。
