ビジネスの現場では、メールやチャット、メッセージアプリなどを使った「テキストコミュニケーション」が主流になりつつあります。対面でのやり取りとは異なり、文章だけで意思疎通を行うからこそ、注意すべきポイントやスキルが求められます。本記事では、テキストコミュニケーションの基本的な特徴と、円滑なやり取りを実現するための具体的なポイントについて詳しく解説します。
テキストコミュニケーションとは？
テキストコミュニケーションとは、文字を使って情報をやり取りするコミュニケーションの形態を指します。主にメール、チャット、メッセージアプリ、SNSなどを介して行われ、ビジネスでも日常でも広く活用されています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 定義 | 文字（テキスト）を使って情報や感情を伝える手段 |
| 主なツール | メール、ビジネスチャット（Slack、Teamsなど）、SNS、社内ポータルなど |
| 特徴 | 非対面・非同期のやり取りが可能で、記録が残る |
テキストコミュニケーションのメリットと課題
| 項目 | メリット | 課題 |
|---|---|---|
| 非同期で対応可能 | 時間や場所にとらわれず、都合の良いタイミングで確認・返信できる | 返信が遅れると誤解やストレスの原因になる |
| 記録が残る | やり取りの履歴を保存できるため、後から内容を見返せる | 内容が蓄積されて読みづらくなることも |
| 言葉を選べる | 書き直しができるため、落ち着いて伝える内容を整理できる | 感情やニュアンスが伝わりにくく、冷たく感じられることも |
テキストコミュニケーションのポイント①結論から書く
テキストでは冒頭数行で読み手の関心が決まることが多いため、最初に結論や要点を書くことが重要です。特に業務連絡や依頼事項などでは、「何を」「いつまでに」「誰が」などを明確にしましょう。
例 悪い例と良い例の比較
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
| 昨日の会議の件ですが、少しご相談したいことがあります。 | 昨日の会議について、A案で進める方向で問題ないかご確認ください。 |
テキストコミュニケーションのポイント②簡潔に、明確に書く
長文や回りくどい表現は、読み手にとってストレスになります。1文は短く、箇条書きや改行を活用して視認性を高めましょう。また、曖昧な言い回しを避け、具体的な表現を使うこともポイントです。
具体的なテクニック例
- 主語と述語を明確にする
- 「これ」「あれ」などの指示語は避ける
- 日付や数字は正確に記載する（例：4/25（木）17時まで）
テキストコミュニケーションのポイント③敬意と配慮を忘れない
口調が丁寧でも、言葉選びや表現によっては冷たい印象を与えることがあります。特に指摘や依頼をする際には、配慮ある言い回しが信頼関係の維持に効果的です。
配慮ある表現の例
- ご多忙のところ恐縮ですが…
- お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします
- 可能でしたら、ご確認をお願いいたします
テキストコミュニケーションのポイント④読み手を意識した書き方をする
同じ内容でも、相手が誰かによって適切なトーンや情報量は異なります。上司、同僚、クライアントといった相手に合わせて、語調や説明の深さを調整しましょう。また、送る時間帯にも配慮することが望まれます。
テキストコミュニケーションのポイント⑤必要に応じて対面や電話に切り替える
すべてのやり取りを文字で済ませようとすると、誤解や行き違いが生じることもあります。重要な案件や感情が絡む内容は、対面や電話で話す方がスムーズな場合もあります。適切な手段を選ぶ柔軟性も、コミュニケーション力の一部です。
まとめ
テキストコミュニケーションは、現代のビジネスに欠かせないスキルの一つです。文章によるやり取りは便利で効率的である反面、感情やニュアンスが伝わりづらく、誤解を生むリスクも伴います。だからこそ、相手への配慮や伝え方の工夫が大切です。日々のやり取りを少し意識するだけで、信頼感や仕事のスムーズさが大きく変わるでしょう。
