属人化って？メリット、デメリットについて詳しく解説

特定の業務が一部の社員に集中し、その人しか対応できない状態を指す「属人化」。企業の現場ではよく見られる状況ですが、放置すると大きなリスクにつながることがあります。一方で、必ずしも悪い面ばかりではなく、メリットがある場合も存在します。本記事では、属人化の基本的な意味、発生する背景、メリットとデメリット、そして防止・対策の方法について詳しく解説します。業務改善や組織運営に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

属人化とは？

基本的な意味

属人化とは、特定の業務やノウハウ、判断基準が個人に依存し、その人でなければ対応できない状態を指します。業務の進め方が文書化されておらず、マニュアルもないまま個人のスキルや経験に任されているケースが多く見られます。

一見すると問題がなさそうに見える状況でも、担当者が退職・異動・休職した際には業務の停滞やミスが発生するリスクが高まります。

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属人化が発生する主な背景

背景要因	解説
業務の引き継ぎ不足	担当者が長期間同じ業務を続けており、他者と情報共有されていない状態
マニュアルの未整備	手順書や業務フローが存在せず、習得が口頭伝達や経験のみに頼っている
人材不足・多忙	人手が足りず、他の人が業務を引き継ぐ余裕がない状態
専門性の高い業務	特定のスキルや資格が必要な業務に対し、対応できる人材が限られている
管理の仕組みがない	上司やチームで業務全体を把握する仕組みがなく、業務の可視化がされていない

これらの要因が重なることで、業務が属人化しやすくなります。

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属人化のメリット

メリット項目	解説
高度な専門性を活かせる	特定分野に長けた社員が責任を持って業務を担うことで、成果や品質が向上する
意思決定が速くなる	判断や実行が個人に委ねられるため、確認の手間が省けスピード感をもって進められる
顧客対応の柔軟性が高まる	顧客と強い信頼関係を築いている担当者が臨機応変に対応できる場合がある
継続的な業務改善が進む	同じ担当者が長く業務に関わることで、効率的な方法や改善点を自ら見つけやすい

属人化は「強み」として働くケースもあるため、すべてを排除すべきではありません。

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属人化のデメリット

デメリット項目	解説
業務のブラックボックス化	担当者以外が内容を把握できず、トラブル時の対応が遅れる
担当者不在時のリスク増加	急な退職・休職などにより、業務が完全に止まってしまう可能性がある
引き継ぎや育成の妨げになる	担当者に頼りきりとなり、他のメンバーの成長機会が失われる
属人化した業務に不満が集中	担当者にだけ負担がかかり、モチベーションの低下や離職につながる場合がある
業務改善が停滞する	担当者のやり方に固執することで、新しい方法やツールが取り入れられなくなることがある

組織全体の柔軟性と持続性を損なうリスクがあるため、計画的な対策が必要です。

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属人化を防ぐ・解消する方法

解決策項目	解説
業務のマニュアル化	業務手順や判断基準を文書化し、誰でも対応できる状態にする
業務の見える化	業務フローや担当者を一覧化し、役割と範囲を組織内で共有する
ジョブローテーションの実施	定期的な業務交代により、複数人で同じ業務がこなせる体制を整える
ナレッジ共有の促進	社内勉強会やツールを活用して、知識と経験をメンバー間で共有する
チーム体制の強化	特定の人に依存せず、複数名でカバーできる仕組みを設計する

属人化をゼロにすることは難しくとも、影響を最小限に抑える工夫は可能です。

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まとめ

属人化とは、業務や知識が特定の人物に集中している状態を指し、業務効率や品質の向上に寄与する面がある一方で、組織にとっての大きなリスクにもなり得ます。特に担当者の不在や退職時には深刻な影響を与えることがあるため、日頃からの業務の見える化やマニュアル整備、チーム体制の強化が求められます。

「人に頼る業務」から「仕組みで回る業務」へ。属人化を正しく理解し、組織の柔軟性と持続性を高める対応を進めていきましょう。