業務上のトラブルやミスが発生した際に求められる文書のひとつが「顛末書」です。しかし、似たような文書である「始末書」との違いがわからず混乱する方も少なくありません。この記事では、顛末書の基本的な意味や役割、書き方のポイント、始末書との違いについて詳しく解説します。社内での適切な対応や報告に役立つ情報をわかりやすくまとめました。
顛末書とは？基本的な役割と目的
顛末書の定義
顛末書とは、業務上のトラブルやミス、不正、事故などが発生した際に、その経緯や詳細、対応策を報告するための社内文書です。顛末とは「物事の始まりから終わりまでの成り行き」を意味し、客観的な事実を明確に記述する必要があります。
主な提出のタイミング
- クレームや事故などが発生した直後
- 経営陣や上司への報告を求められたとき
- 企業として記録・再発防止策の一環として必要なとき
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対象事案 | ミス・クレーム・事故・不正など |
| 記述内容 | 発生日時・原因・経緯・関係者・対応策 |
| 提出先 | 上司・管理職・人事部門など |
| 目的 | 事実報告・原因特定・再発防止策の記録 |
●数々の会社経営から
多角的視点での企業支援！
●申請から導入まで
一気通貫で徹底サポート！
●問い合わせ・相談から申請まで
完全無料！
顛末書と始末書の違い
顛末書と混同されやすい文書に「始末書」がありますが、両者の目的と立場は大きく異なります。
| 比較項目 | 顛末書 | 始末書 |
|---|---|---|
| 性質 | 事実報告文書 | 謝罪・反省を表す文書 |
| 書き手 | 原則として当事者 | 原則として当事者 |
| 内容 | 事実経緯・関係者・原因・再発防止策など | 自らの過失や反省、謝罪の意を込めた自己責任の表明 |
| 提出目的 | 上司や関係部署への客観的報告、組織としての記録 | 組織内での責任明確化、懲戒判断材料などの社内手続き補完用 |
顛末書は冷静な報告が求められるのに対し、始末書は主観的な謝罪と反省を含む文書であり、性質が明確に異なります。
顛末書の基本構成と書き方
顛末書を書く際には、以下のような構成を意識するとわかりやすく、読み手にも適切に伝わります。
1. 表題
「顛末書」と文頭に記載することで、文書の性格を明確にします。
2. 宛先
上司や部署名を明記します。会社によっては正式な文書フォーマットに従う場合もあります。
3. 件名・概要
発生した事案の概要を簡潔に記述します。例「顧客クレーム発生についての報告」など。
4. 詳細経緯
いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのようにして起きたのかを「5W1H」で明確にします。
5. 原因の分析
人的要因・環境要因・組織的要因などを踏まえた客観的な原因分析を行います。
6. 対応内容と再発防止策
事後の対応や、今後同様の事案を発生させないための対策を明記します。
7. 結びの言葉と署名
「今後このようなことがないよう努めます」といった結びと、提出者の名前・日付を記載して締めくくります。
顛末書作成時の注意点
1. 主観を排し、事実のみを記述する
感情的な表現や個人的な意見は避け、「事実を正確に記録する」という視点を忘れないことが重要です。
2. 第三者が読んでも理解できるようにする
専門用語や略語の多用は避け、可能な限り平易な言葉で構成しましょう。上司や人事部が内容を確認しやすいよう配慮します。
3. 誤字脱字や表現の曖昧さに注意
社内文書としての信頼性を保つために、誤字脱字のチェックや事実との食い違いの修正が必要です。できれば第三者に読んでもらって確認するのが望ましいです。
●数々の会社経営から
多角的視点での企業支援！
●申請から導入まで
一気通貫で徹底サポート！
●問い合わせ・相談から申請まで
完全無料！
まとめ
顛末書は、業務上のトラブルに対して冷静かつ客観的に対応するために欠かせない報告文書です。始末書との違いを正しく理解した上で、適切なタイミングと内容で提出することが、職場での信頼維持やトラブルの再発防止につながります。形式だけでなく、内容の正確性や改善意欲が伝わる顛末書を心がけることが重要です。
