経費で落ちる条件って？注意点も解説

事業を行ううえで欠かせないのが「経費処理」です。しかし、どこまでが経費として認められるのか曖昧なままになっている人も多いのではないでしょうか。本記事では、経費として落とせる条件や落とせない支出、正しい処理の方法まで、個人事業主や法人担当者が押さえておきたいポイントをわかりやすく解説します。

経費とは？節税につながる支出の基本知識

経費とは、事業に必要な支出であり、所得から差し引くことによって課税対象額を減らすことができる費用のことです。たとえば事務所の家賃、業務用の交通費、文房具の購入などが含まれます。

このような経費を正しく処理することで、税負担を軽減することが可能です。しかし、私的な支出や根拠が不明瞭な支出まで経費として扱ってしまうと、税務調査で否認されるリスクがあります。正しい経費の理解が、適正な節税の第一歩です。

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経費として認められるには、次の3つの条件を満たしている必要があります。

条件	内容
事業との関連性があること	その支出が事業の遂行に必要であることが明確であること。
支出の証明ができること	領収書・レシート・請求書など、証拠となる資料があること。
帳簿に正しく記録されていること	会計ソフトや帳簿で支出の詳細が記録されていること。

これらの条件を一つでも満たさない支出は、たとえ業務に関係していても経費として認められない可能性があります。

以下のような支出は、事業との関連性が明確なため、経費として計上しやすい項目です。

経費区分	内容の具体例
通信費	携帯電話代、インターネット回線費、FAX通信費など
交通費	電車・バス・タクシー・業務用車のガソリン代など
消耗品費	コピー用紙、文房具、名刺、PC周辺機器など
会議費	社内外の打ち合わせ時の軽食や飲み物代など
広告宣伝費	Web広告、チラシ印刷費、看板制作費、SNSプロモーションなど
接待交際費	顧客との飲食代、贈答品費、手土産費用など
外注費	外部ライター・デザイナーへの報酬、業務委託費など
租税公課	事業に関連する税（固定資産税、事業所税など）

ただし、これらの支出も、証憑や記録が不備であれば否認される可能性があるため注意が必要です。

以下のような支出は、経費として計上しないよう注意しましょう。

経費にならない例	理由
家族との私的な外食費	事業との関係性が証明できない
自宅の家賃全額	業務に使用している面積割合のみが対象
私的な旅行費	明確な業務目的がないと判断される
所得税や住民税	個人に課される税金は必要経費には含まれない
罰金や反則金	社会的制裁としての支出であり、税務上の経費にならない

経費と私的支出の線引きを曖昧にすると、後々のトラブルの原因になります。