書類のコピーを提出する際に「原本証明」が必要になる場面は多くありますが、具体的にどのように記載すべきか分からない方も多いのではないでしょうか。この記事では、原本証明の意味や目的、書き方の基本から注意点までを丁寧に解説します。ビジネスシーンで自信を持って対応できるよう、正しい知識を身につけましょう。
原本証明とは？
コピーに「原本と相違ないこと」を証明する記載
原本証明とは、提出書類が「原本の内容と相違ないコピーである」ことを証明するための記載です。企業や行政機関に対して書類を提出する際に、原本を提出せずコピーを使う場合に求められることがあります。
たとえば、登記簿謄本、資格証明書、契約書、請求書などが該当し、原本の提出が困難な場合の代替手段として利用されます。
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原本証明の記載例と記載位置
基本的な書き方はシンプル
原本証明の記載は、コピーの空白スペース（通常は下部または右端）に次のように書きます。
【原本証明の記載例】
「上記は原本と相違ありません」
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇
印
この文言があることで、提出先に対して「コピーは信頼できるもの」であると示すことができます。企業の実印または角印を押すことが一般的です。
原本証明に必要な要素
不備を避けるために押さえるべき項目
原本証明を書く際には、以下の情報を必ず記載しましょう。
- 「原本と相違ないこと」の文言
- 証明日付
- 会社名・署名
- 代表者または担当者の記名
- 押印（実印または角印）
下記に必要事項を整理した表を示します。
| 項目 | 記載の理由 |
|---|---|
| 文言 | コピーと原本の一致を証明するため |
| 日付 | いつ証明されたかを明確にするため |
| 会社名 | 誰が証明しているかを示すため |
| 記名・押印 | 法的な証明力を強めるため |
これらが欠けていると、証明として受理されないこともあります。
原本証明をする書類の種類
どんな場面で必要になるのか？
原本証明が求められる代表的な書類は以下の通りです。
- 登記簿謄本のコピー
- 賃貸契約書の写し
- 納税証明書のコピー
- 各種資格証明のコピー
特に官公庁や金融機関へ提出する書類では、原本証明があることで受付がスムーズになることが多くあります。
原本証明の注意点
書き方ひとつで信用に関わる
原本証明を行う上での注意点は以下の通りです。
- 証明文の誤字・脱字は避ける
- 押印を忘れない（特に法人印）
- 原本とコピーの内容が一致しているか確認
- 書類に直接記載すること（付箋や別紙は不可）
【注意しておきたいポイント】
- 法人の場合は必ず社名と役職名を入れる
- 提出先によっては原本提出が必須なケースもあるため、事前確認を忘れずに
これらの点を怠ると、再提出を求められることになり、手間や時間のロスにつながります。
原本証明の作成フロー
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1. コピー作成 | 原本の内容が鮮明に写っているか確認 |
| 2. 空白スペースに記載 | コピー下部に証明文を書く |
| 3. 記名・押印 | 担当者が名前を記し、会社印を押す |
| 4. 提出前確認 | 内容の一致と押印漏れの有無を再確認 |
簡単な手順であるにも関わらず、正確に行うことが非常に重要です。
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まとめ
原本証明は、書類の信用性を確保し、業務の円滑な進行を支える大切な処理です。書き方はシンプルですが、必要な項目を確実に記載し、丁寧に対応することが求められます。
特にビジネスの現場では、正確な証明が相手の信頼を得る第一歩になります。この記事を参考に、どんな場面でもスムーズに原本証明を作成できるように準備しておきましょう。
