機密文書って何？漏洩リスクと注意点について詳しく解説！

お役立ち情報

2025.01.07

監修者

竹村直浩

＜経営管理のプロ・数多の組織経営＞
会計事務所経験からキャリアをスタート。
約30年間にわたりデータベースマーケティング、起業のみらずBPO業務および新規事業の立案に従事。
現在は、自らが代表を務める会社の経営の傍ら、経営管理および新規事業立案等の業務委託を請け負う

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企業や組織が取り扱う文書には、多くの重要な情報が含まれています。その中でも「機密文書」とは、外部に漏洩すると企業や関係者に大きな影響を及ぼす可能性のある文書を指します。本記事では、機密文書の定義や種類、漏洩リスク、そしてリスクを最小化するための注意点について詳しく解説します。

機密文書とは？

機密文書とは、企業や組織が保有する文書の中で、外部に漏洩すると競争力の低下や信用失墜など、重大な損害を招く可能性がある情報を含む文書を指します。

機密文書は、その内容や公開範囲に応じて次のように分類されます。

最も重要な情報が含まれる文書で、公開範囲が極めて限定されています。漏洩すると企業に多大な損害を与える可能性があります。

特定の部門や関係者のみに共有される文書です。情報漏洩のリスクが高いため、厳格な管理が必要です。

社外には公開されない文書であり、企業内部で広く共有される可能性がありますが、外部に出ると競争力の低下を招く恐れがあります。

機密文書が漏洩すると、企業や関係者に以下のような影響を及ぼします。

競合他社に情報が渡ることで、マーケットシェアを失ったり、競争力が低下するリスクがあります。

個人情報保護法や秘密保持契約に違反した場合、法的責任を問われる可能性があります。

情報漏洩による社会的信用の低下は、企業ブランドに大きな打撃を与えます。

機密文書漏洩の原因は、内部からと外部からの二つに分けられます。

原因の種類	具体的な事例
内部からの漏洩	人的ミス（誤送信、紛失）、内部不正（意図的な持ち出し）
外部からの漏洩	サイバー攻撃（フィッシング、ランサムウェア）、盗難（紙媒体やデバイスの盗難）

機密文書の漏洩を防ぐには、次の対策を徹底することが重要です。

明確なセキュリティポリシーを策定し、全社員に周知・徹底します。機密情報を取り扱う際のルールを設定することが重要です。

機密文書へのアクセス権限を必要最低限に絞り、不必要な閲覧を防ぎます。さらに、ログ管理を行い、誰がどの情報にアクセスしたかを記録します。

定期的に情報セキュリティに関する研修や訓練を実施し、社員一人ひとりがリスクを理解することを促進します。

デジタルデータの暗号化やセキュリティソフトの導入、紙媒体の適切な廃棄方法を徹底します。

機密文書を安全に管理するには、以下の手順を実践することが推奨されます。

管理項目	具体例
分類の徹底	極秘、秘、社外秘の分類を明確にし、管理レベルを設定する。
アクセス制限	文書ごとにアクセス権限を設定し、必要な人のみが閲覧可能にする。
物理的な保管	紙媒体の文書は施錠されたキャビネットやセキュリティルームで保管する。
データバックアップ	万が一に備えて、定期的にバックアップを取得する。