「説明力」という言葉を耳にすることが増えてきましたよね。説明力とは、簡単に言えば「相手に物事をわかりやすく伝える力」のことです。日常生活はもちろん、ビジネスの場でもこのスキルはますます重要視されています。会議でのプレゼン、上司への報告、取引先との商談、同僚とのコミュニケーションなど、説明が必要なシーンは数え切れないほどあります。しかし、相手に正確かつ簡潔に伝わる説明をするのは意外と難しいものです。情報を詰め込みすぎて要点がぼやけてしまったり、逆に大事なポイントを省いてしまったりした経験は誰にでもあるのではないでしょうか？
では、どうすれば「伝わる説明」ができるようになるのでしょうか？実は、説明力は生まれ持った才能ではなく、意識して鍛えれば誰でも向上させることができます。本記事では、説明力の定義から、その重要性、鍛える方法、そして説明力を高めることで得られるメリットまで、詳しく解説していきます。仕事での成果を上げたい方、円滑なコミュニケーションを目指したい方、ぜひ最後までお読みいただき、今日からの実践に役立ててくださいね。
説明力とは？
説明力の定義
説明力とは、「相手が理解しやすい形で情報を整理し、わかりやすく伝える能力」のことです。単に自分が知っていることを話すだけでは説明力とは言えません。重要なのは、「相手が理解する」という視点です。情報を正しく、かつ魅力的に伝え、聞き手が「なるほど」と納得できる状態に導く力が求められるのです。
説明力には、単に情報を並べる以上のスキルが必要です。たとえば、同じ内容でも話す相手によって説明方法を変える必要があります。ビジネスの現場であれば、上司への報告、同僚への共有、クライアントへの提案、それぞれで伝え方を変えなければなりません。この柔軟性も説明力の大切な要素です。
説明力を構成する3つの要素
説明力は主に以下の3つの要素で構成されています。
- 情報の選択
説明に必要な情報だけを選び出し、余計な情報を省く力です。相手が知りたいこと、必要としていることを的確に見極めて伝えることで、話がクリアになります。例えば、新商品のプレゼンでは、その商品の特徴やメリットを明確に伝える必要がありますが、細かすぎる技術的な説明は相手を混乱させてしまうこともありますよね。大切なのは「今、誰に何を伝えるべきか」を見極めることです。 - 相手に合わせた伝達
相手の知識レベルや立場に応じて、伝え方を変える力です。専門的な話をする場合でも、相手が初心者ならば専門用語を噛み砕いて説明する必要がありますし、逆に詳しい人にはより深い情報を提供する必要があります。学生にマーケティングを説明する場合と、マーケティング担当者に新しい手法を説明する場合では、内容や言葉遣いが大きく異なります。 - 感情への配慮
説明はロジックだけでなく、相手の気持ちを考慮することも重要です。たとえば、忙しそうな相手には簡潔に説明し、じっくり検討したい相手には丁寧に細かい部分まで説明するなど、相手の状況に合わせた配慮が必要です。また、重要な提案をする際には、相手が納得しやすいように段階を踏んで説明を進めることも大切です。
説明力を高めるメリット
1. 取引先からの信頼を得やすくなる
説明力が高いと、取引先との商談やプレゼンテーションで大きな効果を発揮します。例えば、自社のサービスを提案する際、相手が求めている情報を的確に伝え、わかりやすく説明できれば、信頼感が生まれます。「この人なら任せられる」と思ってもらえることで、契約や受注につながるチャンスが増えるのです。逆に、いくら良い商品やサービスでも、説明が不十分だと相手に不安を与えてしまい、失敗することもあります。説明力は、ビジネスの成功を左右する重要なスキルなのです。
2. 上司や同僚との関係がスムーズに
上司への報告や同僚との情報共有でも説明力は欠かせません。業務の進捗や問題点をわかりやすく説明できると、上司からの承認やサポートを得やすくなります。また、同僚に業務を引き継ぐ際にも、的確な説明ができることで、誤解やトラブルを防ぐことができます。説明力が高い人は、周囲からの信頼も厚くなり、「あの人に聞けば大丈夫」と思われる存在になれるのです。
3. 業務効率が向上する
説明力が低いと、何度も同じことを説明したり、相手が理解できずに作業が滞ったりすることがあります。しかし、説明力が高ければ、一度の説明でしっかりと伝わり、無駄なやり取りを減らすことができます。これにより、業務全体の効率が上がり、自分自身も周囲もストレスが軽減されるのです。
説明力向上による具体的なメリット
| メリット | 具体的な内容 |
|---|---|
| 取引先からの信頼獲得 | わかりやすく魅力的な説明が、商談成功率を高め、取引先との信頼関係を築く。 |
| 上司や同僚との関係改善 | 業務報告や情報共有がスムーズになり、承認や協力を得やすくなる。 |
| 業務効率の向上 | 一度の説明で伝わるため、無駄なやり取りが減り、作業時間を短縮できる。 |
説明力を高める方法
1. 説明の目的を明確にする
説明する際に最も大切なのが、「何を伝えたいのか」を明確にすることです。目的がはっきりしないと、話があちこちに飛び、聞き手は何を理解すればいいのかわからなくなります。例えば、「新しいプロジェクトの承認を得ること」が目的なら、そのプロジェクトのメリットや必要性を中心に話を組み立てるべきです。説明の最初に「今日は○○についてお話しし、最終的に承認をいただきたいと思っています」と伝えるだけで、相手は何に注目すればよいのかを理解できます。
2. フレームワークを活用する
説明の型を使うことで、話の流れが整理され、相手に伝わりやすくなります。代表的なフレームワークを2つ紹介します。
- PREP法 結論（Point）→理由（Reason）→具体例（Example）→結論（Point）の順で話す方法です。「まず最初に結論を伝える」ことで、相手は話の全体像を把握しやすくなります。
- SDS法 要点（Summary）→詳細（Details）→要点（Summary）の順で話す方法です。最初と最後に要点を繰り返すことで、聞き手の記憶に残りやすくなります。
3. 相手に合わせた言葉を使う
相手がどの程度知識を持っているかを考え、専門用語を使うかどうかを判断しましょう。例えば、ITに詳しくない人に「クラウドコンピューティングが…」と説明しても伝わりにくいですが、「インターネット上でデータを保管・管理する仕組みです」と言い換えれば、ぐっとわかりやすくなります。
4. 例え話を活用する
抽象的な話は理解しにくいものです。そんな時は、身近な例え話を使うと効果的です。例えば、「説明力を鍛えるのは、筋トレと同じです。毎日少しずつ意識して練習することで、少しずつ力がついていきます」といった例えは、多くの人に共感してもらいやすいですよね。
5. 数字や事例を交える
「この提案を導入すれば、コストが30%削減できます」といった数字を使うと、説得力が増します。具体的な事例を交えることで、相手はより具体的にイメージしやすくなります。
6. 声のトーンやスピードを意識する
どんなに内容が良くても、話し方が単調だったり、早口すぎたりすると、相手は疲れてしまいます。適度な声量と明瞭な発音、適切なスピードを心がけましょう。特に大事なポイントでは、少し間を取ると効果的です。
まとめ
説明力は、誰もが身につけたいスキルの一つです。目的を明確にし、フレームワークを活用し、相手に合わせた伝え方を心がけることで、説明力は格段に向上します。説明力が高まれば、取引先からの信頼を得やすくなり、上司や同僚とのコミュニケーションもスムーズになり、業務効率もアップします。今日から少しずつでも実践して、あなたの「説明力」を鍛えていきましょう。努力すれば、きっと周囲から「話がわかりやすい人」と評価される日が来るはずです。
