, 意外に間違っている?「ご担当者様」の正しい使い方を解説 | ビズスキルDX

意外に間違っている?「ご担当者様」の正しい使い方を解説

お役立ち情報
監修者
竹村 直浩
竹村 直浩

<経営管理のプロ・数多の組織経営>
会計事務所経験からキャリアをスタート。
約30年間にわたりデータベースマーケティング、起業のみらずBPO業務および新規事業の立案に従事。
現在は、自らが代表を務める会社の経営の傍ら、経営管理および新規事業立案等の業務委託を請け負う

詳しく見る

ビジネスメールや書類の宛名で「ご担当者様」という表現を使うことは多いですが、実は誤った使い方をしているケースも少なくありません
特に、「様」との組み合わせや、適切な使用場面を理解しておかないと、相手に失礼な印象を与える可能性があります

本記事では、「ご担当者様」の正しい意味や使い方、間違えやすいポイントを詳しく解説します

「ご担当者様」の意味とは

「ご担当者様」とは、特定の担当者がわからない場合に使われる敬称です

「ご担当者様」の基本情報

項目内容
意味会社や部署の担当者に宛てる敬称
使う場面具体的な担当者名が不明なとき
使用例「〇〇会社 ご担当者様」

「ご担当者様」は、誰に送ればよいかわからないときに使う表現であり、担当者がわかっている場合は「〇〇様」と個人名を記載するのが適切です


「ご担当者様」の正しい使い方

「ご担当者様」を適切に使うことで、失礼のないビジネスコミュニケーションを実現できます

「ご担当者様」を使う適切な場面

使用場面例文
取引先の担当者が不明な場合「〇〇株式会社 ご担当者様」
問い合わせメールを送るとき「貴社のご担当者様へ 本件につきましてご確認をお願いいたします」
企業宛に書類を送付するとき「〇〇株式会社 ご担当者様」

「ご担当者様」は、特定の名前がわからない場合に使うのが適切であり、担当者が明確な場合は、個人名を記載することが望ましいです


「ご担当者様」の間違った使い方

「ご担当者様」は便利な表現ですが、誤った使い方をすると相手に違和感を与えることがあります

「ご担当者様」を使う際の注意点

間違った使い方理由
「〇〇様 ご担当者様」「様」が重複し、不自然な敬称になる
個人名がわかっているのに使う具体的な名前がある場合は「〇〇様」が適切
社名の後に「御中」と併用する「御中」と「ご担当者様」は同時に使えない

例えば、「〇〇株式会社 御中 ご担当者様」とすると、「御中」と「様」が重複してしまい、敬称の使い方として誤りになります


「ご担当者様」の適切な言い換え表現

状況によっては、「ご担当者様」よりも適切な表現を使うほうが望ましい場合もあります

「ご担当者様」の言い換え表現

状況適切な言い換え例文
担当者名がわかっている場合「〇〇様」「〇〇様 お世話になっております」
部署宛に送る場合「〇〇部御中」「〇〇部御中 貴社のご担当者様へ」
不特定の担当者宛にする場合「担当の方」「担当の方にお繋ぎいただけますでしょうか」

場面に応じて適切な表現を選ぶことで、より丁寧な印象を与えることができます


「ご担当者様」を使ったビジネスメール例

ビジネスメールでは、「ご担当者様」を適切に使うことで、相手に失礼のない文章を作成することができます

① 取引先への問い合わせメール

件名
【〇〇についてのお問い合わせ】

本文
〇〇株式会社 ご担当者様

お世話になっております
〇〇株式会社の△△です

本件につきまして、貴社のご担当者様にご確認いただきたく、ご連絡いたしました
詳細は添付資料をご参照ください

ご多忙のところ恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします

〇〇株式会社
△△(自分の名前)


② 書類送付のメール

件名
【契約書類の送付について】

本文
〇〇株式会社 ご担当者様

お世話になっております
〇〇株式会社の△△です

本日、契約書類を郵送いたしましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします

お手数をおかけいたしますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします

〇〇株式会社
△△(自分の名前)


まとめ

「ご担当者様」は、特定の担当者が不明な場合に使用する敬称ですが、誤った使い方をすると失礼になることもあるため、適切な場面で使うことが重要です

「ご担当者様」のポイント

ポイント内容
担当者名が不明なときに使う取引先や企業に問い合わせをするときなどに使用する
「御中」と併用しない「〇〇株式会社 ご担当者様」とし、「御中」は不要
個人名がわかっている場合は使わない「〇〇様」を使用するのが適切
状況に応じた言い換えを活用する「担当の方」「〇〇部御中」などを適宜使用する

適切に「ご担当者様」を使い、相手に失礼のないビジネスコミュニケーションを心がけましょう