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メールの行き違いを謝罪するメールの書き方とは?ポイントも解説

お役立ち情報
監修者
竹村 直浩
竹村 直浩

<経営管理のプロ・数多の組織経営>
会計事務所経験からキャリアをスタート。
約30年間にわたりデータベースマーケティング、起業のみらずBPO業務および新規事業の立案に従事。
現在は、自らが代表を務める会社の経営の傍ら、経営管理および新規事業立案等の業務委託を請け負う

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ビジネスでは、メールの行き違いが発生することがあります。送信ミスや確認漏れにより、相手に混乱や不便を与えてしまった場合は、迅速かつ誠実にお詫びすることが大切です。本記事では、メールの行き違いを謝罪する際の適切なメールの書き方と、押さえておくべきポイントを解説します。

メールの行き違いを謝罪する際の基本構成

お詫びメールは、以下の構成で作成するとスムーズです。

構成内容
件名例:「【お詫び】メールの行き違いについて」「メールの誤送信に関するお詫び」
宛名「〇〇株式会社 〇〇様」など、正式な宛名を記載する
謝罪の一言まず、行き違いが発生したことについて謝罪する
行き違いの原因どのような行き違いがあったのか、簡潔に説明する
訂正・対応策必要があれば、正しい情報を改めて提示する
再度の謝罪と締めの挨拶「ご迷惑をおかけしましたことを、改めてお詫び申し上げます」などで締めくくる

メールの行き違いを謝罪する例文

1. 送信タイミングのズレによる行き違い

件名 【お詫び】メールの行き違いについて

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

このたびは、弊社からのメールが遅れてしまい、行き違いが発生してしまいましたことを、心よりお詫び申し上げます。
本来であれば、〇月〇日までにご連絡すべきところを、確認不足によりご返信が遅れてしまいました。

ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、改めて正確な情報をお伝えさせていただきますので、以下の内容をご確認いただけますでしょうか。
(ここに訂正後の内容を記載)

今後は、確認体制を強化し、このような行き違いが発生しないよう努めてまいります。
お忙しい中、ご迷惑をおかけしましたことを、改めてお詫び申し上げます。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
△△ △△


2. 誤送信による行き違い

件名 メールの誤送信に関するお詫び

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

本日お送りしたメールにつきまして、誤った情報をお伝えしてしまったことをお詫び申し上げます。
正しくは以下の内容となりますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

(ここに正しい情報を記載)

誤った情報をお送りしてしまい、ご迷惑をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
今後は送信前の確認を徹底し、同様のミスを防ぐよう努めてまいります。

何卒、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

〇〇株式会社
△△ △△


メールの行き違いを謝罪する際のポイント

謝罪メールを送る際には、以下のポイントを意識するとより誠実な印象を与えます。

ポイント内容
迅速に対応する行き違いに気づいたら、できるだけ早くお詫びメールを送る
過剰な言い訳は避ける言い訳が多いと責任逃れと受け取られるため、簡潔に説明する
再発防止策を伝える「今後は確認を徹底する」など、同じミスを防ぐための対策を明示する
誤解を解消する情報を提供する必要であれば、正しい情報を改めて提示する
簡潔で誠意のある文章を心がける長文になりすぎず、端的かつ丁寧な言葉遣いを意識する

まとめ

メールの行き違いが発生した際は、迅速かつ誠実に謝罪することが重要です。適切な言葉遣いと構成を意識し、原因の説明とともに正しい情報を提示することで、相手に安心感を与えられます。

メールの行き違いを謝罪する際のポイント

  • 件名は簡潔に「お詫び」を明記する
  • 冒頭で謝罪し、行き違いの原因を簡潔に説明する
  • 必要に応じて正しい情報を再送する
  • 再発防止策を述べ、誠意を示す
  • できるだけ早く送信し、対応を迅速に行う

行き違いが起こってしまった際には、適切なお詫びメールを送り、ビジネスの信頼関係を保つようにしましょう。