計画通りに業務が進んでいるかを把握し、課題を早期に発見して対策を講じるうえで重要なのが「予実管理」です。予算や計画（予）と実績（実）を比較することで、現状のズレや原因を可視化し、経営判断の精度を高めることができます。本記事では、予実管理の基本的な考え方から、効果的に運用するためのポイント、具体的な管理方法までをわかりやすく解説します。
予実管理とは？
予実管理とは、あらかじめ立てた計画（予算・売上・業務目標など）と、実際の実績を定期的に比較・分析することで、事業の進捗や経営状態を把握・改善していく管理手法です。
特に企業経営においては、「売上」「利益」「コスト」などの指標について、予算との乖離（ズレ）を分析し、その原因を明確にすることで、今後の戦略修正や意思決定に役立てられます。
予算管理との違い
「予実管理」と似た言葉に「予算管理」がありますが、以下のように目的と範囲に違いがあります。
| 項目 | 予算管理 | 予実管理 |
|---|---|---|
| 管理対象 | 主に数値（売上、利益、コストなど）に特化 | 数値に加え、業務の進捗・品質・納期なども含む |
| 主な目的 | コストの最適化、無駄の排除 | 計画とのギャップ把握と、改善行動の促進 |
| 比較対象 | 予算と実績の金額比較 | 計画全体と実績全体の進行度合いや成果の比較 |
| 使用場面 | 経理・財務部門が中心 | 各事業部・プロジェクト単位でも活用 |
予実管理は、予算にとどまらず、業務そのものの成果や進捗を評価対象に含めるのが大きな特徴です。
予実管理の主なメリット
| メリット | 説明 |
|---|---|
| 早期の課題発見ができる | 実績とのギャップをタイムリーに把握することで、早い段階で対策が可能になる |
| 現場の意識向上につながる | 数値や進捗が見える化されることで、担当者の当事者意識が高まる |
| 経営判断の質が向上する | 定量的なデータに基づいた意思決定ができ、属人的判断を避けられる |
| 事業改善のPDCAが回せる | 定期的なレビューにより、戦略やプロセスの見直しが可能になる |
予実管理は、単に「予定と違った」ことを指摘するためのものではなく、「どう修正すればよいか」を導き出す仕組みです。
予実管理の基本プロセス
予実管理は、次のようなステップで進めていきます。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1. 目標と計画の設定 | 売上・利益・KPIなどの目標を設定し、各部門や担当者に落とし込む |
| 2. 実績の収集 | 実際の売上、コスト、業務進捗などのデータをタイムリーに記録・集計 |
| 3. 予実の比較 | 計画と実績を比較し、乖離（ギャップ）の有無とその大きさを把握する |
| 4. 要因分析 | 乖離が発生した原因を部門横断的に分析し、改善ポイントを特定する |
| 5. 改善と再計画 | 分析結果に基づき、行動計画の修正や対策を実行し、必要に応じて再計画を立てる |
このプロセスを繰り返すことで、より精度の高い業績管理が可能になります。
予実管理を成功させるポイント
予実管理を有効に機能させるためには、次のようなポイントを押さえておくことが重要です。
| ポイント | 説明 |
|---|---|
| 目標設定の具体性と妥当性 | 数値目標は「達成可能かつチャレンジング」であることが望ましい |
| 定期的なモニタリングの徹底 | 月次や週次など、定期的にチェックすることでズレを最小限に抑えられる |
| 担当者レベルまでの浸透 | 管理者だけでなく、実務を担う担当者にまで目標と実績が共有されていること |
| データの可視化と一元管理 | 表計算ソフトやBIツール、ERPシステムなどでの一元管理が効果的 |
| 改善活動への落とし込み | 分析で終わらず、具体的なアクションに結びつけることが成果につながる |
予実管理は「数字を比べる作業」ではなく、「事業を前に進めるツール」であるという意識が重要です。
まとめ
予実管理は、計画と実績のズレを可視化し、より良い業務運営・経営判断へつなげるための重要なマネジメント手法です。単なる数字管理ではなく、戦略や行動の改善サイクルを生み出すための仕組みとして機能します。
計画段階から実行・分析・改善までを一貫して行うことで、経営の精度が上がり、変化に強い組織づくりにもつながります。今こそ、部門やチーム単位でも予実管理を取り入れ、実効性のある経営体制を整えていきましょう。
