ビジネスの場面では、商談や打ち合わせのためにアポイントを取る機会が多くあります。アポイントメールは、相手の都合を考慮しながら簡潔かつ丁寧に伝えることが重要です。本記事では、アポイントメールの基本的な書き方と、押さえておきたいマナーについて解説します。
アポイントメールの基本構成
アポイントメールは、以下の構成で書くのが一般的です。
| 構成 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 例：「【面談のご依頼】〇〇の件について」 |
| 宛名 | 「〇〇株式会社 〇〇様」など、正式な宛名を記載する |
| 挨拶・自己紹介 | 初めての相手には「〇〇株式会社の△△と申します」と簡単な自己紹介を入れる |
| アポイントの目的 | 何について話したいのかを明確に伝える |
| 希望日時の提示 | 具体的な候補日を複数提示し、相手の都合に配慮する |
| 締めの挨拶 | 「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」などの文言を添える |
アポイントメールの例文
1. 初対面の相手へのアポイント依頼
件名 【面談のご依頼】〇〇の件について
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の△△と申します。
このたび、弊社の〇〇サービスについてご紹介させていただきたく、ご都合のよいお時間でお打ち合わせの機会をいただければと存じます。
以下の候補日時の中で、ご都合のよい日時はございますでしょうか。
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
貴社のご都合に合わせて調整可能ですので、ご希望の日時をお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
△△ △△
メール：△△@□□.com
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
2. 既存の取引先へのアポイント依頼
件名 【お打ち合わせのお願い】〇〇の件について
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の△△です。
〇〇の件につきまして、ご相談したいことがあり、ご都合のよいタイミングでお打ち合わせの機会をいただければと存じます。
つきましては、以下の候補日時をご確認いただき、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
貴社のスケジュールに合わせて調整可能ですので、お手数ですがご確認のほどよろしくお願いいたします。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
△△ △△
アポイントメールのマナーと注意点
アポイントメールを送る際には、以下のポイントに注意しましょう。
| マナー・注意点 | 内容 |
|---|---|
| 件名は簡潔にする | 「面談のご依頼」や「お打ち合わせのお願い」など、内容が一目でわかる件名をつける |
| 相手の都合を考慮する | 候補日は複数提示し、相手に選んでもらう形にする |
| 時間の長さを明記する | 「30分程度のお時間をいただけますでしょうか」など、所要時間を伝える |
| 理由を明確にする | 何について話したいのかを具体的に記載し、相手の判断を助ける |
| 誤字脱字をチェックする | ビジネスメールとして適切な表現を使用し、送信前に見直す |
まとめ
アポイントメールは、相手にとってわかりやすく、配慮のある内容で送ることが重要です。件名は簡潔に、本文では目的と希望日時を明確に伝えることで、スムーズな日程調整が可能になります。
アポイントメールのポイント
- 件名はシンプルにわかりやすく
- 希望日時は複数提示し、相手に選んでもらう
- 目的を明確にし、失礼のない表現を心がける
- 誤字脱字や不適切な表現を避ける
適切なアポイントメールを送ることで、ビジネスの信頼関係をより強固なものにしましょう。
