業務の属人化とは？要因と対策について解説

企業の業務の中には、特定の社員に依存しているものが多く存在します。これを「業務の属人化」と呼びます。属人化が進むと、担当者が休職・退職した際に業務が滞るリスクが高まり、組織の成長を妨げる要因にもなります。本記事では、業務の属人化が発生する要因と、その対策について詳しく解説します。

業務の属人化とは？

業務の属人化とは、特定の社員だけが業務の進め方やノウハウを把握しており、他の社員が対応できない状態を指します。この状態では、担当者がいなくなると業務が滞り、企業の生産性や安定性に悪影響を及ぼします。

業務手順が文書化されていないため、担当者しか作業の流れを把握していない状態です。

問題点	対策
口頭での指示が中心	作業手順をマニュアル化
曖昧な業務フロー	ワークフローを明確化

担当者が異動・退職する際に、十分な引き継ぎが行われず、新しい担当者が業務を把握するのに時間がかかるケースが多い。

問題点	対策
属人化した知識の共有がない	引き継ぎ資料を作成し、チームで共有
退職時の対応が場当たり的	定期的に業務を文書化し、いつでも引き継ぎ可能にする

手作業が多く、システム化されていない業務では、担当者のノウハウに依存しやすくなります。

問題点	対策
情報が個人のPCやメールに分散	クラウドツールを導入し、データを一元管理
手作業の処理が多い	RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入

業務が高度で専門的な知識を必要とする場合、属人化しやすくなります。

問題点	対策
特定の担当者しか業務ができない	チームでスキルを分散し、複数人で対応できる体制を構築
業務のブラックボックス化	研修や勉強会を実施し、知識を共有

業務の流れを明確にし、誰でも対応できるようにすることが重要です。

対策	具体的な内容
業務フローの可視化	業務手順を整理し、フローチャートを作成
マニュアルの整備	作業手順を詳細に文書化し、新人でも対応可能に

システムを活用することで、業務の可視化や標準化を促進できます。

適切な引き継ぎを行うことで、担当者変更時の混乱を防ぐことができます。

対策	具体的な内容
定期的な業務レビュー	業務手順を見直し、改善点を共有
OJTの実施	チーム内で業務をローテーションし、スキルを分散

特定の担当者に業務が集中しないよう、チームでの業務遂行を意識することが重要です。

対策	具体的な内容
業務のローテーション	定期的に担当を変更し、知識を分散
チームでの情報共有	チャットツールや社内Wikiを活用し、ノウハウを蓄積

企業の業種	課題	導入後の効果
IT企業	特定のエンジニアに業務が集中	業務マニュアルを作成し、チームで対応できる体制を構築
製造業	生産管理の知識が担当者に依存	システム導入により情報を一元管理し、業務の属人化を解消
小売業	顧客対応が特定の社員に集中	CRMを導入し、チームでの対応を実現

業務によっては、完全な標準化が難しい場合もあります。

リスク	対策
すべての業務をマニュアル化しようとする	標準化可能な業務を優先的に整理
創造的な業務の柔軟性が失われる	ルーチン業務と個別対応が必要な業務を分ける

ツールを導入しても、社員が使いこなせなければ効果は限定的です。

課題	解決策
社員がツールを活用できない	研修や勉強会を実施
既存の業務フローと合わない	事前に現場の意見を反映し、導入を進める