ビジネスメールの書き出しはどう書く？ポイントも解説

ビジネスメールの書き出しは、相手に与える印象を決める重要な部分です。適切な挨拶や名乗りを入れることで、スムーズなコミュニケーションが可能になります。本記事では、ビジネスメールの書き出しの基本構成や、状況別のポイント、避けるべき表現について解説します。

ビジネスメールの書き出しの基本構成

ビジネスメールの書き出しは、以下のような流れで構成されます。

株式会社○○  
営業部 △△様  

お世話になっております。  
○○株式会社の□□と申します。  
先日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。  
本日は、先日の打ち合わせ内容についてご連絡いたします。

このように、宛名→挨拶→名乗り→前置きの順で書くのが基本です。

状況に応じて、書き出しの表現を使い分けることが大切です。

初めての相手には、自己紹介をしっかりと行い、丁寧な書き出しを心がけます。

例文

株式会社○○  
人事部 △△様  

初めてご連絡を差し上げます。  
○○株式会社の□□と申します。  
貴社の○○について、お話を伺いたくご連絡いたしました。

ポイント	詳細
「初めてご連絡いたします」	初めての相手には必ず入れる
会社名・氏名を明記	相手に自分が何者かを明確に伝える

感謝の気持ちを伝えると、良好な関係を築きやすくなります。

例文

株式会社○○  
営業部 △△様  

お世話になっております。  
○○株式会社の□□です。  
先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。  
お話しいただいた内容をもとに、次のご提案を準備いたしました。

ポイント	詳細
「先日はありがとうございました」	感謝を伝えることで印象がよくなる
その後の対応を記載	お礼の後に、次のアクションを伝える

依頼の際は、簡潔かつ丁寧に伝えることが大切です。

例文

株式会社○○  
総務部 △△様  

お世話になっております。  
○○株式会社の□□です。  
○○の件について、ご対応をお願いしたくご連絡いたしました。  
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ポイント	詳細
「ご対応をお願いしたく」	依頼の意図を明確にする
丁寧な表現を使う	「お手数をおかけしますが」などを入れる

ミスがあった際は、誠意をもって謝罪し、対応策を伝えることが重要です。

例文

株式会社○○  
営業部 △△様  

お世話になっております。  
○○株式会社の□□です。  
このたびは、○○の件でご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。  
今後このようなことがないよう、対策を講じてまいります。

ポイント	詳細
「申し訳ございません」	まず謝罪の気持ちを伝える
再発防止策を示す	「今後は○○に努めます」と対策を伝える

適切な書き出しを意識しつつ、誤解を招く表現やカジュアルすぎる言葉は避けましょう。

NG表現	理由
「突然のご連絡失礼します」	突然の連絡は失礼ではないため不要
「お疲れ様です」（対外メール）	目上の相手には不適切
「早速ですが」	失礼に聞こえることがある
「お忙しいところ恐縮ですが」	依頼の際に使用するが、過度に使うと相手に負担を与える

適切なメールの書き出しをするためには、以下のポイントを意識するとよいでしょう。

メールの目的を明確にし、簡潔に伝えましょう。

目的	書き出しの例
情報提供	「○○についてご共有いたします。」
依頼	「○○の件でご対応をお願いしたくご連絡いたしました。」
謝罪	「このたびは○○の件でご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。」